Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan dipilih untuk diamankan secara permanen dalam jangka waktu yang panjang. Seringnya data-data seperti ini tidak untuk dipublikasikan atau tidak memiliki salinan. Fungsi peralatan kearsipan dalam organisasi swasta dan pemerintah sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik, sehingga visi dan misi perusahaan bisa tercapai dengan efektif.

Sebelum memahami lebih jauh mengenai kearsipan, ada baiknya kalian pahami dulu arti arsip, kearsipan dan peralatan kearsipan.

Pengertian Arsip dan Peralatan Kearsipan

Kata arsip serapan langsung dari archive dalam Bahasa Inggris. Menurut kamus oxford, pengertian arsip adalah sekumpulan data yang berbentuk dokumen mengenai informasi yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau lembaga.

Data yang dikumpulkan dalam arsip biasanya merupakan data yang penting sehingga harus disimpan dengan rapi agar bisa ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan kembali.

Arsip dapat disimpan dalam berbagai media, yaitu dalam bentuk fisik dan digital. Untuk bentuk fisik, arsip bisa disimpan sebagai fotokopi atau salinan asli, kertas berupa formulir atau kartu dan kertas film. Sedangkan dalam bentuk digital, arsip bisa disimpan sebagai file di komputer.

Proses yang dilakukan pada arsip mulai dari pembuatan, penyelesaian, pengumpulan, penataan dan penyimpanan data mengenai informasi penting sesuai dengan sistematis tertentu disebut dengan kearsipan.

Dengan melakukan kegiatan kearsipan, data yang dimiliki perusahaan dan organisasi dapat tertata rapi dan menghindari adanya kemungkinan kehilangan data di kemudian hari.

Kemajuan teknologi nyatanya tidak menghilangkan kearsipan manual atau kegiatan mengumpulkan dan mengelola arsip dalam bentuk fisik. Karena nyatanya, masih banyak perusahaan dan organisasi yang membutuhkan arsip dalam bentuk fisik seperti surat, kartu, dan lain-lain. Dalam pelaksanaan kearsipan manual, dibutuhkan alat kearsipan untuk menunjang kegiatan tersebut.

Fungsi Peralatan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik milik perusahaan dan organisasi. Walaupun data-data bisa disimpan secara digital melalui komputer, seringkali backup secara hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Selain sebagai sarana penyimpan berkas yang aman, berikut ini ada fungsi umum peralatan kearsipan, antara lain:

1. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
2. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor dan sebagainya.
3. Memudahkan dan mempercepat pencarian berkas ketika membutuhkannya.
4. Menjadi sumber dokumentasi dan informasi.
5. Berguna sebagai bukti otentik atas sesuatu, yang bersifat legal.
6. Menjadi bahan pengambilan keputusan atau dapat sebagai dasar perencanaan di masa depan.

Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan Manual Atau Fisik

Dengan banyaknya dokumen yang disimpan, peralatan kearsipan sangat dibutuhkan disetiap perusahaan. Maxipro memiliki daftar jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya.

1. Rotary

Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang sedemikian rupa dengan tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa.

Dengan hanya memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan peralatan kearsipan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan space di ruang kantor.

2. Rak Arsip

Rak Arsip adalah alat kearsipan yang biasanya digunakan untuk pengarsipan dokumen dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping.

Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner sesuai kategorinya. Pada setiap ordner bisa ditempelkan dengan label atau ditulis namanya untuk mempermudah pengelolaannya.

3. Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah sebuah lemari besi dengan laci yang didesain khusus untuk menyimpan arsip-arsip penting. Terdapat berbagai model filling cabinet dengan jumlah laci yang bervariasi. Lembaran dokumen bisa diletakkan ke dalam ordner atau filling map yang telah diberi label untuk memudahkan pengelolaan.

4. Power File (Mobile Compactor)

Power File atau Mobile Compactor adalah rak arsip yang dirancang khusus untuk sistem penyimpanan dengan efisiensi tinggi yang hemat ruangan. Terutama untuk menyimpan file, buku, dokumen, dan alat tulis.

Setiap baris rak dapat digerakkan sehingga ruang lorong antar rak dapat dipangkas dan bisa dimanfaatkan secara maksimal. Deretan rak mobile compactor dapat disesuaikan dengan ruang dan penyimpanan arsip yang dibutuhkan.

5. Map Arsip (Stopmap, Hanging Map, Snelhecter Map)

Map juga termasuk ke dalam salah satu alat kearsipan yang digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen lain yang tidak terlalu banyak.

Kekurangan peralatan map folder ini jika terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup, karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas.

Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis map, yakni stopmap folio, map snelhecter, map folder, hanging folder.

6. Ordner

Ordner adalah salah satu alat kearsipan, yang fungsinya mirip seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen.

Namun kapasitasnya jauh lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan Perforator.

7. Stapler

Stapler adalah alat kearsipan untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk menyatukan sejumlah lembaran kertas. Stapler mudah ditemukan di toko buku.

8. Perforator atau Pembolong Kertas

Perforator adalah alat kearsipan yang biasa digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan kearsipan untuk memasukkan berkas ke dalam ordner.

Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5 milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan digital untuk melubangi pekerjaan kalender dan agenda.

Baca juga: Ide Usaha Sampingan! Cetak Kalender di Akhir Tahun

9. Alat Sortir atau Collator

Alat kearsipan sortir ini digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat kearsipan ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

10. Numbering Stamp

Numbering stamp adalah stempel penomoran yang digunakan dengan bantalan tinta untuk tanggal atau nomor dokumen. Pada tiap cap memiliki pita bertuliskan angka atau karakter khusus yang dapat diatur secara manual.

11. Guide

Kelola penyimpanan dokumen dan folder dengan pembatas dokumen atau guide folder untuk mempermudah pengelolaan kearsipan. Peralatan ini dirancang khusus agar dengan mudah menjaga kualitas kertas tetap rapi dan terjaga.

Itulah macam macam alat kearsipan dan fungsinya yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu mempermudah kelancaran usaha dan bisnis kalian.

Seperti salah satu jenis alat kearsipan di atas yaitu stapler, Maxipro menyediakan Mesin Stappler Kwtrio 5360R yang dapat membantu kegiatan kearsipan menjadi lebih ringan dan mudah. Mesin ini memiliki kemampuan terbaik untuk bisa menyatukan beberapa lembar dokumen arsip menjadi satu.

Kemampuan Mesin Stappler Kwtrio 5360R lebih baik dari strapler lain pada umumnya. Mesin ini mampu menyatukan setumpuk dokumen yang tentunya memiliki ketebalan yang cukup tebal, yang belum tentu bisa distapler dengan stapler lainnya.

Material yang ringan namun kokoh, akan memudahkan Maxivers saat menggunakannya. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Mesin Stappler Kwtrio 5360R, kalian dapat mengunjungi halaman ini ya!

Stappler KW-Trio 5360R

Semoga artikel ini bisa membawa manfaat untuk pengusaha dalam mengatur dokumen dokumen yang penting.

Yuk langsung saja kunjungi dan belanja di website kami yaaa !!!