Arsip adalah dokumen tertulis, lisan atau gambar yang disimpan dalam media tulis atau elektronik. Data-data arsip akan disimpan dalam peralatan tertentu untuk digunakan kembali dalam jangka tertentu.

Pengarsipan biasanya dilakukan di setiap atau hampir semua perkantoran, sekolah, lembaga, instansi pemerintahan atau swasta dan juga organisasi. Sistem pengarsipan yang baik akan membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.

Untuk membantu itu semua, maka dibutuhkan alat alat kearsipan yang lengkap dan memadai. Berikut ini adalah contoh perlengkapan arsip yang biasa digunakan dalam lingkup perkantoran :

Macam Macam Peralatan Kearsipan

• Map Snelhecter
• Hanging Map (Map Gantung)
• Stopmap Folio
• Map Folder
• Ordner
• Box Arsip
• Guide atau Sekat Arsip
• Numerator
• Perforator
• Rak Arsip
• Lemari Arsip
• Filing Cabinet
• Stapler
• Label Arsip
• Alat Sortir
• Rotary Filling dll

Dari sekian banyak jenis peralatan kearsipan, yang kita akan bahas kali ini adalah ordner. Buat Anda yang tidak tau apa itu ordner berikut ini penjelasannya :

• Pengertian Ordner

Ordner adalah sebuah map besar yang umumnya berbahan dasar karton tebal yang mempunyai fungsi untuk menyimpan dokumen dan arsip atau lembaran-lembaran kertas lainnya. Ordner mempunyai karakteristik besar dan kokoh umumnya berbahan dasar board dan dapat dirasakan dengan hanya memegang covernya saja. Map ini dikenal sebagai map brief ordner, ring binder, dll. Kita bisa menggunakannya agar berkas yang terdiri dari lembaran-lembaran kertas tidak berantakan.

• Fungsi dan Kegunaan Ordner

Fungsi ordner adalah untuk menyimpan surat-surat atau lembaran kertas lainnya. Kita bisa menggunakan map ini untuk mengarsipkan berkas penting agar tidak berantakan di meja. Fungsi lain diantaranya adalah sebagai sarana penyimpanan dan pelindung berkas dari kerusakan serta untuk pengorganisasian berkas agar mudah disimpan, dicari dan digunakan kembali sewaktu-waktu.

Lembaran-lembaran kertas bisa dimasukkan ke dalam map dan dijepit, setelah itu Anda bisa menambahkan judul atau label untuk memudahkan pencarian apabila memiliki banyak arsip lainnya. Jika pengarsipan dengan jumlah yang banyak sebaiknya menempatkan pada lemari file serupa dengan filing cabinet atau rak arsip.

Lembaran kertas yang akan dimasukkan ke dalam map ini harus berlubang. Karena lembarannya diikat ke sejenis ring yang biasanya berbentuk O atau D dan membuat lembaran kertas bisa di ulir. Ring ini biasanya diamankan dengan mekanisme khusus agar bisa untuk memasukkan dan mengambil kertas dengan aman. Sedangkan untuk melubangi kertas, kita bisa menggunakan perforator atau mesin pelubang kertas.

                                   Ring Ordner                                                                                                   Perforator

Ordner tersedia dengan berbagai ukuran standar, karena berkaitan dengan ukuran kertas yang umum digunakan, macam-macam ukurannya dari kecil ke besar antara lain adalah A5, A4, F4 (Folio), A3, A2.

Dengan macam-macam ukuran yang tersedia, maka bisa dipilih sesuai yang kita inginkan.

Dan biasanya terdapat dua penjepit besi pada sisi tengah dalam nya yang digunakan untuk menjilid dokumen dan arsip. Ordner memiliki dua sisi yaitu cover depan dan cover belakang yang fungsinya adalah untuk menutupi dan melindungi dokumen yang ada didalamnya.

Mudahnya menggunakan ordner memberikan keuntungan tersendiri bagi para penggunanya. 

Penggunaan ordner sering dinamakan sebagai tempat penyimpanan arsip. Penyimpanan dokumen arsip sebuah perusahaan tidak sedikit melainkan sangat banyak sekali. Cocok sekali menggunakan ordner sebagai tempat penyimpanan, karena ketebalan ordner mencapai 5 cm.

Warnanya pun bervariasi, mulai dari warna terang seperti biru tosca, hijau muda, pink, abu-abu, dll hingga warna gelap seperti hitam, hijau tua, navy, maroon, dll. 

Cara Penyimpanan bukti-bukti transaksi pada ordner

Yang baik dan benar bisa dilakukan dengan berikut:

1. Mengelompokkan atau memilah jenis bukti transaksi.
2. Mengurutkan tanggal berlangsunya transaksi, mulai dari tanggal yang paling awal mula transaksi atau nomor dikeluarkannya bukti transaksi.
3. Memisahkan berdasarkan nama, jika diperlukan.
4. Menyimpan dan merapikan bukti-bukti transaksi ke dalam ordner.
5. Menuliskan judul atau label untuk memudahkan pencarian.
6. Menyimpan ordner ke dalam lemari file lemari file (filing cabinet atau rak arsip).
7. Memindahkan bukti transaksi yang sudah tidak dipakai, bisa di gudang arsip atau dibuang.

BACA JUGA : Jenis – Jenis Kertas Untuk Percetakan

Artikel Terkait:

Mari Mengenal Laminasi Doff Mari Mengenal Beragam Jenis Stiker Yang Ada Di Pasaran Mengenal Apa Itu Ordner dan Cara Menggunakannya Pengertian Ordner Dalam Kearsipan Pengertian, Fungsi dan Perbedaan Ordner Pengertian Dari Ordner Serta Fungsi di Dalam Peralatan Kearsipan