Pengertian, Fungsi dan Perbedaan Ordner

Dalam artikel kali ini Maxipro akan membahas tentang pengertian, fungsi dan perbedaan ordner dengan binder. Sebuah kantor yang besar dengan aktifitas yang begitu padat pada setiap harinya mempunyai administrasi yang berbelit dan rumit. Semua perusahaan yang besar pastinya membutuhkan peralatan yang dapat digunakan untuk melakukan tugas administrasinya seperti alat tulis kantor (ATK). Banyak sekali jenis-jenis alat tulis kantor seperti pulpen, kop surat, kalkulator, kertas HVS, spidol, staples, ordner dan lainnya.

Pengertian Ordner

Mencari dokumen lama sangatlah merepotkan apalagi jika perusahaan anda tidak memiliki dokumen manajemen yang baik, berjam-jam waktu dihabiskan hanya untuk mencari sebuah dokumen tersebut. Jika anda pernah merasakannya maka Ordner adalah solusi yang tepat buat anda. Sebelum kita membahas tentang fungsi dan keunggulan Ordner, saya akan memberi sebuah gambaran apa itu Ordner. Ordner adalah sebuah map besar yang berbahan dasar karton tebal yang mempunyai fungsi untuk menyimpan dokumen dan arsip. Ordner memiliki karakteristik besar dan kokoh (berbahan dasar board) dan kekuatan ordner dapat anda langsung rasakan dengan memegang covernya saja. Akan tetapi ordner sangat rentan dengan api, sehingga jika terpapar pada elemen api media ini sangat mudah terbakar.

Ordner biasanya berukuran 3.45 cm x 28.5 cm x 7 cm dan biasanya terdapat dua penjepit besi pada sisi tengah dalam nya yang digunakan untuk menjilid dokumen dan arsip. Ordner memiliki dua sisi yaitu cover depan dan cover belakang yang fungsinya adalah untuk menutupi dan melindungi dokumen yang ada didalamnya. Ordner dalam hal ini dapat dibeli di toko ATK dengan bentuk dan gambar yang standar dengan beberapa merek terkenal. Akan tetapi bagi perusahaan yang membutuhkan Ordner dengan design perusahaan, dapat memesan Ordner secara custom di percetakan offset dan digital printing.

Akan tetapi mencetak dengan kuantitas yang besar sangat memakan waktu dikarenakan dibuat menggunakan kerajinan tangan manusia. Oleh karena itu rencanakan dahulu tentang kapan anda ingin memakai Ordner ini sehingga anda dapat mencetak jauh hari sebelumnya. Mencetak cover ordner dapat menggunakan kertas Art paper dan Matt paper dan dilapisi dengan plastik laminasi ( Doff / Glossy sesuai dengan pilihan anda). Hasil cetak akan terlihat lebih premium jika anda menambahkan elemen finishing seperti Spot UV atau Poly (Tinta emas, silver).

Fungsi Ordner

Jika anda sudah mengetahui dan mengenal tentang Ordner maka kita kembali kepada topik utama kita yaitu membahas tentang fungsi Ordner itu sendiri. Kertas yang bertebaran di ruang administrasi anda dapat dirapikan dengan menggunakan Ordner, apalagi jika kertas itu adalah dokumen penting yang tidak boleh hilang seperti data customer, data tagihan, data PO dan lain lainnya. Jika anda memberi label pada Ordner anda maka anda bisa mengelompokan dokumen-dokumen anda pada setiap Ordner. Contoh Ordner khusus PO, atau Ordner khusus data tagihan.

Dengan rapinya administrasi anda akan membantu dalam menjalankan bisnis anda, anda tidak perlu lagi khawatir akan kehilangan dokumen pada saat anda membutuhkannya dikarenakan dokumen sudah dapat dicari dengan mudah. Pastikan untuk menjepit dokumen anda pada saat memasukan arsip sehingga dokumen tidak jatuh. Pastikan anda menyusun dokumen dengan nomor urut yang jelas sehingga mudah bagi anda dalam mencari dokumen tersebut. Taruhlah kembali Ordner anda pada tempatnya jika anda sudah selesai mencari dokumen dan arsip anda.

Ordner digunakan pada setiap perusahaan baik itu pada perusahaan dengan skala kecil, sedang atau pun besar. Tidak hanya perusahaan, yayasan dan sekolah pun juga pasti menggunakan ordner dikarenakan memberikan keuntungan tersendiri bagi setiap penggunanya.

BACA JUGA : Pengertian Ordner Dalam Kearsipan

4 Perbedaan Ordner dan Binder yang Paling Mendasar

Pengertian, Fungsi dan Perbedaan Ordner - Maxipro

ordner binder

Ordner Binder

Dalam rangka mengarsipkan dokumen atau file penting, baik ordner maupun binder masing-masing memiliki peranan penting. Ordner lebih banyak berhubungan dengan map. Sedangkan binder berkaitan erat dengan file-file penting. Berikut beberapa perbedaan mengenai ordner dan binder :

Perbedaan menurut Pengertiannya

Ordner merupakan map besar yang dibuat dari karton tebal. Biasanya ordner digunakan untuk menyimpan dokumen atau file-file penting agar tidak tercecer / berantakan. Baik dari sisi depan, belakang, maupun punggung, ukurannya menyerupai buku besar. Pada bagian luarnya dilapisi dengan PVC atau polivinil klorida. Tapi ada pula yang hanya dilapisi dengan plastik.

Sedangkan binder merupakan alat khusus yang digunakan untuk menjilid buku, dokumen, ataupun majalah. Sedangkan untuk orang yang dipekerjakan khusus untuk menjilid buku, majalah, dan sebagainya juga bisa disebut dengan binder. Biasanya di kantor-kantor paling banyak menggunakan jenis binder clip karena dinilai praktis dan efisien.

Perbedaan dari Segi Ukurannya

Baik binder maupun ordner masing-masing memiliki bentuk dan ukuran yang berbeda. Ada yang versi kecil, menengah, hingga besar. Tergantung kebutuhan. Untuk binder sendiri berukuran mulai dari 15 mm sampai dengan 51 mm. Binder yang terbuat dari plastik berukuran lebih besar, yakni lebarnya sekitar 10 cm dan 15 cm.

Ukuran pada ordner biasanya sama dengan ukuran kertas biasa. Misalnya A5, F4, A3, hingga A2. Pada ukuran A5 lebih kecil ketimbang A2. Untuk ukuran A3 ke bawah umumnya tersedia versi portrait ataupun landscape. Adapun untuk ukuran A2 hanya tersedia bentuk memanjang atau landscape. Warna ordner pun bervariasi mulai dari pink, biru, hingga navy.

Perbedaan dari Segi Fungsinya

Pasti sangat menyusahkan ketika melihat dokumen ataupun surat-surat tercecer di meja kantor. Begitu lewat hari demi hari dan mau ambil untuk keperluan tertentu, malah terselip entah di mana. Untuk mengatasi hal itu, maka diperlukan ordner agar tidak berantakan. Nantinya ordner-nya bisa langsung dimasukkan ke lemari file seperti filing cabinet.

Baik lembaran dokumen ataupun surat harus berlubang sebelum dimasukkan ke ordner. Soalnya nanti akan diikat dengan bagian ordner yang berbentuk semacam D atau O. Bentuk ring tersebut sudah didesain secara khusus agar mudah ketika digunakan untuk menyimpan ataupun saat diambil. Untuk melubanginya bisa pakai perforator.

Berhubung binder ada macam-macam, contohnya ambil binder clip saja, ya. Rupanya selain untuk menjepit dokumen agar tampak rapi, binder juga bisa difungsikan untuk mengepit earphone atau makanan di kulkas. Ada pula yang menggunakan binder clip untuk menyangga gadget biar bisa menonton film yang ada di smartphone.

Perbedaan dari Cara Menggunakannya

Ketika mau pakai binder untuk menjepit earphone, ada step khususnya. Kan kalau keseringan dipakai biasanya melintir atau kabelnya itu saling terlilit. Padahal kabel earphone yang sering terlilit atau melintir kan bisa cepat rusak. Nah, biar tetap lurus, bisa pakai binder. Sedangkan untuk menjepit tumpukan kertas, tinggal jepit saja ujungnya setelah dirapikan.

Sebelum menggunakan ordner, pastikan dokumen atau surat dirapikan dulu. Misalnya diurutkan berdasarkan halaman atau tanggal. Kemudian tuliskan judul pada ordner agar memudahkan dalam pencarian. Setelah itu, tinggal masukkan ke rak arsip atau filing cabinet. Sewaktu-waktu ingin dipakai, Anda tinggal mengeluarkan dari sana.