Berikut ini penjelasan tentang ordner serta fungsi yang dimiliki oleh ordner yang harus kalian ketahui nantinya. Perusahaan besar harus memiliki perlengkapan alat yang dapat digunakan untuk pegawainya (ATK – Alat Tulis Kantor). Tujuan dari penyediaan alat tersebut agar hasil pekerjaan dari karyawan dapat tersimpan secara rapi dan agar tidak tertukar dengan pekerjaan karyawan yang lainnya. Biasanya kantor akan melakukan cek list alat yang dibutuhkan dalam pekerjaannya. Alat sudah di pertimbangkan akan segera disediakan secepatnya. Alat kantor yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan kinerja dari karyawannya. Salah satu jenis peralatan kearsipan yang paling penting dan yang harus ada di kantor yaitu Ordner atau yang sering kali kita sebut dengan Map.
-
Mengenal Ordner Dan Fungsi Yang Dimilikinya
Apakah kalian sudah mengenal tentang ordner serta fungsi yang dimilikinya? Ordner adalah map besar yang memiliki beragam jenis warna dengan bahan karton tebal yang berfungsi sebagai menyimpan arsip yang penting (Merupakan bagian dari peralatan kearsipan). Map ini juga memiliki bentuk seperti buku besar akan tetapi di dalamnya hanya ada sebuah penjepitan besi. Ada dua sisi yaitu sisi depan dan sisi belakang yang berfungsi untuk menahan dan menutup dokumen penting kalian.
Ordner yang masuk dalam kategori percetakan offset pada percetakan yang memiliki bagian belakang map ada tempat yang digunakan sebagai penulisan nama dokumen yang akan disimpan nantinya. Ordner terbuat dari bahan yang bagus dan mapnya pun sangat kuat sehingga dapat bertahan lama. Kekuatan dari map bisa dilihat secara langsung dengan cara merabanya pasti kalian akan merasakan kulit dari map yang keras dan kuat. Perlu kalian ketahui meskipun kuat akan tetapi map ini tidak tahan dengan api sehingga harus simpan di tempat yang aman.
Fungsi dari ordner sendiri yaitu sebagai tempat penyimpanan dokumen yang penting juga bisa untuk pengarsipan tahunan dan mengamankan berkas supaya berkas atau dokumen tidak akan hilang ataupun penempatan berkas untuk bahan presentasi nantinya. Dokumen tersebut dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya lalu setelah itu dijepit dengan rapi. Tulislah tanggal serta nomor dokumen pada belakang map agar saat kalian mencarinya kalian dengan mudah untuk menemukannya. Dokumen tidak lagi ditempatkan di meja dengan berantakan karena dokumen sudah tertata rapi di dalam ordner.
Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kalian untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu setelah itu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen dengan cara tergesa-gesa, karena akan menyebabkan letak dokumen yang tidak rapi bila dilihat. Pastikan kalian menata dokumen dengan urut dan rapi. Kemudian tutup kembali penjepitnya dan kembali letakkan ordner pada lemari.
-
Penggunaan Ordner Sebagai Peralatan Kearsipan
Ordner telah digunakan di berbagai perusahaan, kantor, sekolah dan lainnya. Mudahnya menggunakan ordner memberikan keuntungan tersendiri bagi para penggunanya. Cara menata ordner agar lebih rapi yaitu jangan diletakkan di meja. Kalian harus meletakkannya di dalam lemari yang bentuknya seperti rak buku. Tata map disana dan pastikan bagian belakangnya menghadap ke depan, sehingga dengan mudah kalian akan melihat nama map dokumen tersebut. Sebagai tambahan, kelompokan ordner sesuai dengan jenis dokumennya sehingga mudah untuk admin jika kita mencari dokumen.
Penggunaan ordner sering dinamakan sebagai tempat penyimpanan arsip. Penyimpanan dokumen arsip sebuah perusahaan yang tidak sedikit melainkan sangat banyak sekali. Cocok sekali jika kita menggunakan ordner sebagai tempat penyimpanan untuk dokumen kita nantinya, karena ketebalan dari ordner mencapai sampai dengan 5 cm. Bayangkan saja ada berapa banyak dokumen yang bisa kita masukan ke dalam ordner tersebut.
Pasti sangat banyak sekali dan kalian bisa menyusunnya sekarang juga. Untuk lebih eksklusif biasanya sebuah perusahaan akan mencetak Ordner sendiri dengan adanya logo perusahaan kalian dan informasi seperti no telepon, email dan lainnya info lengkap. Semoga Informasi Percetakan ini bisa membantu pengusaha dalam merapikan dokumen perusahaannya.
Baca Juga : Macam-Macam Alat Kearsipan Kantor Dan Fungsinya
