Tidak hanya ordner, terdapat macam-macam peralatan kearsipan yang umum dijumpai di perkantoran dan instansi pemerintahan.
- Filling Cabinet
- Rotary
- Lemari Arsip
- Rak Arsip
- Map Arsip Atau Map Folder
- Stapler
- Perforator
- Alat Sortir
- Ordner
- dll.
Baca Juga : Macam-Macam Alat Kearsipan Kantor Dan Fungsinya
Berikut ini Kita akan membahas mengenai pengertian ordner yang penting untuk Anda diketahui.
Apa itu Ordner dan apa fungsinya di perusahaan? Berikut Kita akan membahas pengertian dan fungsinya sebagai penunjang proses pengarsipan dokumen-dokumen. Sekarang penggunaan peralatan kantor semakin berkembang pesat seiring dengan masuknya berbagai macam peralatan elektronik penunjang seperti komputer dan lainnya.
Dengan adanya komputer mampu menunjang segala aktivitas pekerjaan setiap karyawan. Mulai dari menyimpan data dalam bentuk teks, gambar, video, audio dan format lainnya (soft copy).
Namun tidak bisa dipungkiri juga bahwa alat kantor yang satu ini juga masih sering digunakan oleh divisi administrator dalam melakukan pengarsipan dokumen penting, yaitu Ordner atau Map Brief atau Lever Arch Folder. Umumnya administrator pasti sudah mengetahui apa itu Ordner, namun lain halnya dengan pekerja yang masih baru di perusahaan- perusahaan.
Biasanya dokumen-dokumen yang penting seperti surat jalan, kwitansi, bukti pembayaran dan dokumen penting lainnya akan terus bertambah setiap harinya. Oleh karena itu penting dilakukan yang namanya pengarsipan (hard copy) yang dapat membuat setiap dokumen menjadi lebih rapi dan pastinya sesuai dengan kelompok dokumen tersebut.
Memang setiap kali kegiatan terkecil sekalipun harus terekam dalam bentuk administrasi di dalam perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan juga dalam melihat atau mengecek setiap dokumen yang dibutuhkan suatu saat nanti.
Pengertian Ordner / Lever Arch Folder
Pengertian Ordner adalah map besar yang mampu menampung atau menyimpan berbagai macam dokumen yang penting dan memiliki bentuk kotak berwarna, terbuat dari bahan karton yang tebal disertai dengan penjepit kertas di tengahnya (Ring Binder). Ordner juga terkadang disebut sebagai Map Arsip / Folder Besar yang mampu menampung banyak kertas atau dokumen penting.
Warnanya juga sangatlah bervariasi mulai dari warna terang seperti merah, orange, biru, ungu, hijau, abu-abu dan warna lainnya. Ada pula yang berwarna gelap seperti hitam, hijau tua, biru dongker, dan warna lainnya.
Selain menggunakan penggabungan kertas dan bahan karton tebal atau PVC yang kaku, ada pula yang terbuat dari bahan Plastik dan Light Polyfoam yang tidak terlalu tebal. Namun kelemahannya dari ordner yang terbuat dari bahan plastik, yaitu mudah meninggalkan bekas jika tertekan atau terlipat.
Untuk Ordner dengan kualitas premium biasanya cover-nya di-press dengan bahan yang terbuat dari kulit. Sekarang Anda sudah memahami apa yang dimaksud dengan Ordner. Selanjutnya Kita akan membahas mengenai tentang kegunaan atau fungsi dan bagian-bagiannya.
Pada Ordner ada pula bagian penting yang memiliki fungsi nya masing-masing, seperti Pengunci Rado, Label, Finger Ring dan Ring Binder.
Fungsi Ordner
Fungsi Ordner adalah untuk membantu menyimpan dan mengelompokkan setiap arsip atau dokumen penting berdasarkan pengelompokan yang diinginkan. Ordner yang masuk sebagai kategori peralatan kearsipan, biasanya banyak yang digunakan di puskesmas, klinik, kantor, toko, universitas, sekolah dan tempat lainnya.
Anda juga dapat melakukan pengelompokan arsip dengan menggunakan berbagai metode seperti sistem abjad, tanggal, nomor, pokok masalah dan wilayah. Teknik pengelompokan ini mampu membantu Anda untuk mencari arsip yang diinginkan dengan cepat dan mudah.
Bila Anda menggunakan sistem Abjad, maka dapat dikelompokkan berdasarkan Abjadnya. Caranya dengan memberikan keterangan Abjad pada Label yang berada di belakang bagian Ordner atau menyekat isinya dengan karton penyekat Abjadnya.
Begitu pula dengan pengelompokan arsip dengan metode tanggal dan juga bisa dilakukan di metode lainnya. Anda hanya perlu mengidentifikasi sebuah dokumen sesuai pengelompokan yang telah Anda dibuat.
Fungsi Setiap Bagian Ordner
Telah disebutkan sebelumnya bahwa di Ordner terdapat bagian-bagian terpenting seperti Pengunci Rado yang berfungsi untuk membuat Ordner dapat tetap berdiri kokoh walaupun dokumen di dalamnya terisi dengan penuh. Pengunci Rado telah hadir di beberapa Merk Ordner yang dijual di pasaran.
Untuk mengetahui Ordner tersebut telah memiliki Pengunci Rado Anda dapat dengan melihat cover Ordner apakah sudah memiliki rongga bolong untuk Ring Binder atau belum memiliki rongga bolong.
Label yang berada dibagian belakang Ordner berfungsi untuk menuliskan informasi keterangan, kode atau data lainnya yang ingin ditampilkan untuk mempermudah untuk pencarian dokumen. Penempatan Ordner pada rak arsip memang sengaja menghadap terbalik atau seperti penyusunan buku di perpustakaan.
Hal ini agar saat pencarian dokumen dengan lebih mudah, karena Anda hanya perlu mencari kode yang tertera pada label pada bagian belakang ordner. Ada pula Finger Ring atau ring bolong yang terdapat tepat dibagian bawah area label, berfungsi untuk menarik Ordner dari rak arsipnya.
Selanjutnya ada Ring Binder yang berfungsi untuk menahan kertas yang berada dibagian dalam Ordner. Biasanya Ring Binder dalam Ordner tersedia 2 hingga 4 Ring Binder yang juga dilengkapi dengan penahan kertas.
Baca Juga: Mengenal Jenis dan Fungsi Mesin Pelubang Kertas
Cara Menggunakan Ordner
Bagaimana cara menggunakan Ordner? Sebenarnya cara menggunakan ordner sangatlah mudah.
- Pertama perlu melubangi kertas yang ingin diarsip dengan pelubang kertas (Perforator).
- Sebaiknya arah saat melubangi kertas harus searah atau seragam
- Kemudian buka Ring Binder dan letakkan kertas sesuai dengan area yang telah dilubangi.
- Tutup kembali Ring Binder, maka Ordner sudah dapat disimpan kembali ke rak arsip.
Tips cara menggunakan dan menata ordner dengan baik dan benar
- Pastikan Anda menempatkan Ordner sesuai dengan kelompok arsip.
- Sebaiknya kertas yang disimpan jangan sampai lebih besar atau melewati area Ordner.
- Berikan informasi pada label yang terdapat di punggung Ordner
- Letakkanlah pada rak arsip dengan punggung yang menghadap keluar agar label mudah dibaca.
Kelebihan
Kelebihan dari penggunaan Ordner adalah pengarsipan banyak dokumen menjadi lebih mudah dan cepat. Selain melakukan pengarsipan dokumen, saat melakukan pencarian dokumen lama pun menjadi lebih sangat mudah. Hal ini dikarenakan terdapatnya keterangan pada label disetiap Ordner yang disusun di rak arsipan.
Kelebihan Ordner yang lainnya adalah sebuah Ordner mampu menampung banyak dokumen dengan berbagai ukuran A3, A4, A5 dan Folio hingga setebal 5 cm, 7 cm dan 10 cm. Untuk kelebihan Ordner yang paling penting adalah Ordner mampu menjaga dokumen yang tersimpan di dalamnya dalam jangka waktu bertahun-tahun.
Kekurangan
Sebenarnya ukuran dan ketebalan dari Ordner dapat disesuaikan dengan dokumen yang akan diarsipkan. Untuk Kekurangan dari Ordner adalah bahan yang digunakan akan sangat mudah terbakar jika terpapar oleh api. Sebaiknya meletakkannya di rak arsip dengan ruangan yang sejuk dan aman.
Bikin Rapi Tumpukan Dokumen dengan Rak Kertas 40 ala Maxipro !!
Yuk langsung saja kunjungi dan belanja di website kami yaaa !!!
