Contoh surat-surat undangan

Saat seseorang akan mengadakan suatu acara atau kegiatan, maka undangan adalah salah satu hal yang harus dipersiapkan dengan baik sebelumnya. Dengan adanya undangan, Anda bisa mengajak seseorang untuk mengikuti kegiatan atau acara yang akan diselenggarakan.

Mengajak seseorang hadir dengan surat undangan dapat memberikan kesan menghargai dan mengharapkan kedatangan orang tersebut. Selain itu, perlu diperhatikan pula mengenai bahan surat, desain surat serta isi dari surat itu sendiri.

Isi pada surat bergantung pada jenis-jenis undangan yang ada. Jenis-jenis undangan yang berbeda tentu memiliki isi dan desain yang tak sama pula. Jadi, pastikan Anda memahami jenis-jenis undangan yang ada sebelum membuat surat undangan dan membagikannya.

Pengertian Surat Undangan

Maxipro cetak undangan pernikahan 03

Surat adalah sebuah media yang dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan suatu informasi pada penerimanya. Informasi yang diberikan dapat mengenai pemberitahuan, tugas, pengantar, perjanjian, perintah, permintaan, pesanan, putusan, laporan serta undangan atau himbauan.

Adapun salah satu jenis surat yang sering dibuat adalah surat undangan. Pengertian surat undangan adalah surat yang dibuat dengan tujuan mengajak atau mengundang penerimanya untuk datang atau menghadiri sebuah acara tertentu.

Isi Surat Undangan

Penulisnya bisa berupa organisasi maupun individu. Begitu pun dengan konteks acaranya, bisa berupa acara informal maupun formal. Keduanya memiliki struktur surat undangan yang berbeda tergantung kebutuhannya.

Di dalam surat undangan harus terdapat nama acara yang diadakan serta tempat dan waktu pelaksanaan acara. Tak hanya itu, surat undangan ada baiknya dikirimkan dalam jeda waktu yang cukup lama misalnya sekitar seminggu sebelum acara berlangsung sehingga penerima bisa mempersiapkan waktu jauh-jauh hari.

Surat undangan biasanya dibuat dalam jumlah besar karena ditujukan untuk banyak orang. Oleh karenanya untuk membuat undangan juga tidak bisa dilakukan dengan waktu yang sangat singkat, karena surat undangan juga harus dikirimkan ke penerima serta sebaiknya dikirimkan jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung.

Jenis-jenis Surat Undangan

Sehingga, pembuatan surat undangan juga dibedakan menjadi jenis undangannya. Jenis jenis undangan tersebut bisa membuat Anda mengira-ngira berapa lama waktu yang dibutuhkan dari mulai perencanaan desain undangan hingga pengirimannya ke penerima.

Misalnya pada undangan dari organisasi resmi, tentu membutuhkan draft dan perlu disetujui banyak pihak. Begitu pula dengan undangan acara rapat juga membutuhkan persetujuan semua ketua serta anggota untuk sekiranya bisa hadir di waktu yang sama.

Oleh karena itu, jenis surat undangan terbagi menjadi 3 yakni surat undangan pribadi atau tidak resmi, setengah resmi dan resmi.

1. Surat Undangan Pribadi (Tidak Resmi)

Maxipro cetak undangan pernikahan 01

Surat undangan pernikahan

Jenis surat undangan yang pertama adalah surat undangan tidak resmi. Surat ini memiliki definisi sebagai surat yang dibuat oleh individu atau sekelompok orang untuk mengajak pihak lain dalam rangka menghadiri acara pribadi atau privat yang dibuat. 

Acara yang dilaksanakan menggunakan jenis undangan ini biasanya adalah ulang tahun, pernikahan, syukuran, dan sebagainya. Meskipun acara tersebut bukanlah acara yang besar atau resmi, ada baiknya undangan tetap dikirimkan kepada orang-orang terdekat sesuai dengan norma etika dan kesopanan.

Struktur Surat Undangan Tidak Resmi

Penulisan pada surat undangan tidak resmi memang tergolong cukup luwes dan tidak seketat surat undangan resmi. Anda bebas menulis surat ini karena strukturnya tergolong luwes dan tak terlalu dibatasi.

Yang perlu diingat adalah bahasa yang digunakan adalah sopan dan santun, namun bisa juga dibuat santai. Anda juga perlu menjelaskan mengenai acara apa yang akan digelar beserta waktu dan tempat acara.

Sebagai contoh, Anda bisa membuat surat undangan tidak resmi dengan struktur sebagai berikut:

    • Nama dan alamat penerima;
    • Pembuka (salam pembuka);
    • Isi undangan (acara yang diselenggarakan serta waktu dan tempat pelaksanaan acara);
    • Penutup (salam penutup), serta;
    • Nama dan alamat pengirim.

2. Surat Undangan Setengah Resmi

Undangan karang taruna

Undangan karang taruna

Jenis undangan kedua adalah undangan setengah resmi. Surat undangan setengah resmi adalah surat yang dikategorikan bukan sebagai surat tidak resmi, namun juga belum bisa menjadi surat resmi, sehingga posisinya berada di tengah-tengah. 

Surat undangan resmi ditujukan untuk mengundang ke acara yang cukup formal namun bisa dibilang sederhana dan tak terlalu besar atau bersifat profesional. Sebagai contoh adalah undangan rapat RT dan RW. Surat undangan bisa dibuat tidak terlalu formal karena menyesuaikan agenda rapat nantinya.

Struktur Surat Undangan Setengah Resmi

Seperti surat undangan tidak resmi, surat undangan setengah resmi juga dikirimkan oleh perorangan atau organisasi. Acara ini biasanya setengah resmi yakni bersifat sederhana tapi bukan merupakan acara yang informal. 

Mengenai struktur surat, perbedaan paling mendasarnya adalah strukturnya yang fleksibel namun juga dibuat formal. Contohnya adalah pada surat setengah resmi juga terdapat kop surat, namun bahasanya lebih bebas namun juga termasuk sopan dan santun. 

Contoh dari struktur surat undangan setengah resmi yang bisa ditiru adalah sebagai berikut:

    • Kop surat (tidak wajib);
    • Tempat dan tanggal pembuatan surat undangan;
    • Nama dan alamat penerima;
    • Perihal atau tujuan pembuatan surat;
    • Pembuka (salam pembuka);
    • Isi surat (penjelasan acara yang diselenggarakan serta waktu dan tempat pelaksanaan acara);
    • Penutup (salam penutup);
    • Tanda tangan dan stempel (tidak wajib), serta;
    • Nama dan alamat pengirim.

3. Surat Undangan Resmi

Surat undangan Pemilu dari KPU

Undangan Pemilu dari KPU

Jenis undangan yang ketiga adalah surat undangan resmi. Surat undangan resmi merupakan surat yang dibuat oleh organisasi, lembaga atau instansi resmi dan diberikan kepada kelompok atau orang tertentu.

Yang khas dari surat resmi adalah adanya tanda tangan atau stempel resmi atas nama instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Tanda tangan dan stempel menjadi bukti keaslian surat tersebut.

Bahasa yang digunakan juga merupakan bahasa formal karena surat undangan bersifat profesional. Sebagai contoh surat undangan resmi digunakan sebagai surat undangan rapat kedinasan, instansi dan sebagainya.

Struktur Surat Undangan Resmi

Berbeda dengan kedua jenis undangan lainnya yang cukup fleksibel, struktur surat undangan resmi ialah wajib. Anda mungkin bisa memberikan perubahan sedikit, namun unsur-unsur dibawah ini sebaiknya selalu ada. 

Selain itu acara yang resmi dan formal membuat bahasa yang digunakan juga terkesan kaku. Sebagai tambahan, biasanya ada lampiran pada bagian belakang setelah surat undangan tersebut.

Adapun unsur dan struktur undangan resmi yang biasanya digunakan adalah:

    • Kop surat;
    • Tempat dan tanggal pembuatan surat undangan;
    • Nama dan alamat penerima;
    • Perihal atau tujuan pembuatan surat;
    • Lampiran;
    • Pembuka (salam pembuka);
    • Isi surat (penjelasan acara yang diselenggarakan serta waktu dan tempat pelaksanaan acara);
    • Penutup (salam penutup);
    • Tanda tangan dan stempel, serta;
    • Nama dan alamat pengirim.

Produksi Undangan Pernikahan Unik Dengan Mudah

Kebutuhan akan surat undangan dalam berbagai acara mampu membuka peluang bisnis yang menjanjikan. Maka dari itu, Anda bisa memanfaatkan bantuan mesin canggih agar produksi surat undangan presisi dengan mudah dapat dilakukan.

Mesin yang direkomendasikan oleh Maxipro untuk proses ini adalah Mesin Digital Flatbed Cutter Telson 4060. Mesin dengan area kerja berukuran 40 × 60 sangat cocok untuk kebutuhan produksi Anda. 

Menggunakan Mesin Digital Flatbed Cutter Telson 4060 membuat Anda tidak perlu menyiapkan pisau pond untuk memotong undangan karena sudah dilengkapi dengan software dragoncut yang mutakhir. Dibantu pula dengan system suction, maka media akan menempel sempurna pada area kerja Digital Fatbed Cutting tanpa takut bergeser.

Semoga artikel dari Maxipro kali ini bisa bermanfaat bagi kalian ya, Maxivers. Jika membutuhkan bantuan lebih lanjut mengenai kebutuhan bahan dan mesin percetakan untuk usaha percetakan, bisa menghubungi call center kami di bawah ini.

Yuk langsung saja kunjungi dan belanja di website kami yaaa !!!

Teknik Cetak Rotogravure: Andalan Produsen Besar - Maxipro.co.id